DOMAIN SISTEM INFORMASI E-GOVERNMENT

Dari berbagai sektor pembangunan nasional, pengembangan Teknologi Informasi Pemerintah, khususnya e-government merupakan salah satu sektor yang terus berjalan dengan landasan hukum dan standarisasi teknis yang sangat minim. Bahkan terkesan pengembangan Sistem Informasi e-government dibiarkan mencari bentuk sesuai dengan kemampuan pengelolanya. Makin kreatif dan inovatif pengelola e-government, maka prestasi yang dihasilkan di bidang e-government pun makin maju, meskipun faktor eksternal seperti pengaruh sektor swasta pengembangan e-government dan akademisi juga realatif tidak sedikti.

Kebebasan berimprovisasi dalam pengembangan e-government berbalut otonomi daerah, serta belum adanya regulasi yang mengatur standard pengembangan e-government secara nasional menyebabkan setiap lembaga pemerintah, baik pusat maupun daerah mengembangkan e-government hanya untuk kepentingan sektor masing-masing. Kepedulian untuk mendukung atau meminta dukungan dari lembaga pemerintah lain yang secara logis menjadi kunci utama atau pendukung operasionalisasi e-government lintas sektoral sulit diwujudkan karena regulasi, job description antar lembaga pemerintah hingga kemauan para pengelolanya belum terbangun secara matang. Hasilnya, saat ini telah terbangun pulau-pulau informasi pada berbagai level. Semua departemen telah mengembangkan aplikasi sesuai kepentingannya masing-masing, namun tidak mendukung integrasi antar aplikasi antar departemen. Demikian juga dengan aplikasi-aplikasi yang dikembangkan di daerah. Jangankan integrasi aplikasi e-government antar Pemerintah Daerah, antar lembaga daerah dalam satu Pemerintah Daerah pun sulit diwujudkan, kecuali ada tekanan kuat dari Kepala Daerah.

Pulau-pulau informasi tersebut pada akhirnya akan melahirkan biaya tinggi ketika kesadaran untuk melakukan integrasi e-government harus diwujudkan. Biaya yang semestinya tidak diperlukan bila regulasi dan kesadaran yang mewajibkan setiap pengembangan aplikasi e-government baru untuk menyesuaikan dan mengintegrasikan dengan berbagai aplikasi yang sudah ada sebelumnya, sudah terbentuk.

Dengan demikian, Sistem Informasi Nasional akan terbagi dalam Sistem Informasi dan Sub Sistem Informasi. Saat ini semua lembaga pemerintah lebih mengedepankan pembangunan Sistem Informasi, masing-masing ingin menjadi yang terdepan. Gengsi kalau harus membangun sub Sistem Informasi.

Domain e-government

Dalam pengembangan e-government nasional, pada dasarnya kebijakan integrasi aplikasi dan database berarti membangun saling keterkaitan fungsional sesuai tugas pokok dan fungsi kelembagaan. Database yang dihasilkan oleh lembaga yang satu mempengaruhi database lembaga lain. Informasi yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah yang satu dapat, bahkan harus menjadi data bagi aplikasi e-government yang dioperasikan oleh lembaga pemerintah yang lain.

Dengan konsistensi kerjasama lintas lembaga pemerintah dalam operasional dan sikronisasi database e-government, sangat diyakini bahwa duplikasi data dan validitas data dapat dihindari. Sebagai contoh, lembaga pemerintah yang berwenang mengeluarkan data kependudukan hanya dinas kependudukan. Sistem Informasi Kesehatan yang dioperasikan oleh Dinas kesehatan harus mengacu pada produk Sistem Informasi kependudukanpada dinas kependudukan. Begitu juga Dinas kesejahteraan rakyat, dinas pendidikan, dan lain-lain. Komponen yang menyangkut data manusia/personil harus mengacu data yang dihasilkan Sistem Informasi Kependudukan. Bukannya melakukan entry sendiri, yang berdampak jumlah penduduk yang dihasilkan antar dinas akan berbeda.

Dengan demikian, database kependudukan merupakan satu domain tersendiri. Database kependudukan dihasilkan oleh Sistem Informasi Kependudukan. Semua lembaga pemerintah non kependudukan harus menempatkan diri sebagai pengembang Sub Sistem Informasi sektoral, yang secara teknis melengkapi data kependudukan dengan atribut-atribut sektoral. Dinas/Departemen Kesehatan melengkapi dengan atribut-atribut kesehatan (seperti rekam medik), Dinas/Departemen Pendidikan melengkapi data penduduk dengan atribut-atribut pendidikan, dinas/departemen lain melengkapi dengan atribut-atribut ketenagakerjaan, pajak-pajak, inventory, dan lain-lain. Dengan demikian konsistensi Single Identity Number mungkin diwujudkan. Nomor Induk Kependudukan (NIK) merupakan primary key, dan nomor-nomor identitas lain yang bersifat sektoral merupakan secondary key.

Asumsi-asumsi yang dapat dikembangkan sebagai contoh antara lain : bahwa pada dasarnya semua PNS adalah penduduk, disamping NIP,mereka juga memiliki NIK. Hal serupa terjadi dengan tenaga kerja sektor lainnya, baik negeri maupun swasta. Disamping nomor registrasi ketenagakerjaannya, mereka juga memiliki NIK. Demikian juga pengembang asumsi bahwa pada dasarnya siswa adalah penduduk, sehingga disamping NISN, mereka juga memegang identitas NIK.

Domain berikutnya adalah Domain Keuangan. Keuangan merupakan satu domain mandiri, meski pada beberapa sektor memiliki keterkaitan dengan komponen lain, seperti komponen kependudukan, inventaris (properties) dan geographical. Saat ini masih terdapat perbedaan kode berbasis keuangan, diantaranya Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) bagi obyek human (manusia) dan nomor inventaris bagi barang bergerak/tidak bergerak (aset). Sementara dalam sistem penganggaran, dikenal dengan nomor rekening. Memang secara teknis masing-masing nomor memiliki fungsi yang berbeda, namun basis dasar aktifitas ini adalah nominal value.

Sistem Informasi Keuangan merupakan hulu dengan hilir bercabang pada banyak sektor, seperti pendapatan daerah, aset, pajak dan retribusi, dan lain-lain. Dalam beberapa sektor, domain keuangan memiliki interelasi kuat dengan database lain, sehingga tidak menutup kemungkinan pada beberapa sektor, seperti perpajakan, juga menjadi sub Sistem Informasi dari kependudukan dan penggajian yang menjadi sub sub Sistem Informasi kepegawaian. Namun kenyataannya, memang tidak semua komponen berbasis keuangan dapat dirujukkan dengan domain kependudukan, seperti sub Sistem Informasi aset.

Domain ketiga adalah Domain Potensi. Domain ini merujuk pada wilayah yang berhubungan dengan resources non keuangan dan human resources, seperti produk komoditas pertanian, peternakan, landmark (sungai, gunung, hutan, dan lain-lain), dan sebagainya. Masing-masing resources memiliki kode yang semestinya distandarisasi, sehingga dalam manajemen potensi dapat diintegrasikan. Misalnya, produk Sistem Informasi Potensi Daerah dapat disinergikan dengan Sistem Informasi Geografis (SIG). Produk komoditas dapat dipetakan dalam areal tertentu melalui peta digital, dan lain-lain.

Sistem Informasi Potensi ini dirujuk oleh berbagai sub Sistem Informasi, antara lain: Sistem Informasi Pertanian dan kehutanan, Sistem Informasi Geografis, Sistem Informasi Pertanahan, Sistem Informasi Kelautan, dan lain-lain. Dengan demikian, setiap pengembang aplikasi mesti merujuk dan mengambil data yang diproduksi oleh Sistem Informasi Potensi. Perkembangan koordinatif dan temuan memungkinkan sub Sistem Informasi menyumbang komponen baru atau merevisi basis data potensi, seperti adanya perubahan tata guna hutan lindung menjadi areal perkotaan.

Standarisasi teknis dan interoperabilitas menjadi syarat mutlak supaya antar Sistem Informasi maupun antar sub Sistem Informasi dapat saling berkomunikasi antar domain, maupun internal domain. Pembagian aplikasi e-government dalam domain-domain ini memungkinkan pengembangan sub Sistem Informasi merujuk terlebih dahulu pada Sistem Informasi domain, sehingga integrasi secara makro lebih mudah diwujudkan. Secara implementasi, pengembangan e-government melalui pembangunan tiga domain dapat dilihat melalui contoh, sebagai berikut :

Dari uraian di atas, kita dapat memfokuskan pengembangan dan mengatur keterkaitan tugas pokok dan fungsi lem pemerintah yang satu dengan lembaga pemerintah yang lain. Dalam prakteknya, saling keterkaitan database e-government akan melahirkan saling ketergantungan dan saling mendukung antar tugas pokok dan fungsi lembaga pemerintah. Suatu aplikasi pada satu lembaga pemerintah hanya dapat bekerja bila data pokok (Sistem Informasi pada domain utama) menghasilkan produk yang baik. Data kesehatan keluarga misalnya. Sub Sistem Informasi kesehatan akan menghasilkan laporan yang salah apabila data kependudukan tidak valid. Data pemilih Pemilu tidak akan valid apabila pola collecting, verifikasi hingga penyajiannya tidak dilakukan dengan baik. Karena itu, budaya hanya membangun aplikasi dengan tidak memperhatikan networking yang diperlukan bagi integrasi database harus mulai disingkirkan. Dalam pembangunan aplikasi pendidikan misalnya, dana yang dialokasikan bagi proyek ini bukan sekedar software development saja. Namun perlu disusun kewajiban melakukan integrasi ke database kependudukan, meski dengan konsekuensi membangun jaringan komputer ke dinas kependudukan. Bila pun dana tetap menjadi masalah, solusi offline melalui sinkronisasi periodik database tetap sangat mungkin dijalankan. Yang perlu dikembangkan adalah budaya kerelaan “memberi dan menerima” dalam pengembangan aplikasi e-government, dan menghilangkan ego sektoral.

Dengan melakukan penataan yang tepat dalam setiap pengembangan e-government melalui pola di atas, step by step pengembangan aplikasi e-government dapat dilakukan. Misalnya, aplikasi kesehatan tidak seharusnya dibangun apabila sub aplikasi kesehatan, seperti aplikasi puskesmas, rsud, apotik, dan lain-lain belum ada. Aplikasi penggajian baru dapat dibangun setelah aplikasi kepegawaian telah berjalan dengan baik. Aplikasi ketenagakerjaan belum saatnya dibangun bila database kependudukan belum ada, dan lain-lain. Namun, kondisi ideal tersebut sudah sulit diwujudkan dan sudah terlanjur banyak aplikasi e-government dibangun, maka interoperabilitas menjadi solusi yang paling tepat.

Standarisasi dan regulasi yang mengatur inter-relasi dan integrasi database e-government sudah seharusnya diprioritaskan untuk disusun, karena tanpa adanya ketegasan pemerintah untuk mengatur tata integrasi database nasional, integrasi database nasional sulit diwujudkan. Dan regulasi interelasi dan integrasi database tidak berarti intervensi terhadap otonomi daerah. Namun justru mengarahkan otonomi daerah pada kesatuan nasional, melalui e-government.

Dimuat di Wartaegov edisi Mei 2008

CIO PEMDA

Wacana tentang perlunya CIO (Chief Information Officer) dalam pemerintahan mulai digulirkan. Beberapa aktifitas yang dipublikasikan sebagai persiapan menuju penjabat yang memiliki job sebagai CIO pun telah dilaksanakan, seperti menyekolahkan puluhan staf dan pejabat di Perguruan Tinggi Negeri terkemuka dan pembentukan team untuk merumuskan, bagaimana posisi CIO dalam struktur pemerintahan.

Pada level pusat, mungkin posisi CIO banyak disepakati pada Menteri Komunikasi dan Informatika, dimana manajemen sistem informasi dari hulu hingga hilir pada tingkat departemental terletak pada Depkominfo. Dari mulai informasi yang dihasilkan melalui pendekatan sosial hingga pengelolaan teknologi yang memungkinkan informasi dapat berjalan dengan baik.

Yang menarik adalah bagaimana posisi CIO pada tingkat Pemerintah Daerah. Kultur CIO yang “dekat” dengan Chief Executive Officer (CEO) masih sangat asing pada struktur organisasi dan Tata Kerja (SOTK) ala Pemerintah Daerah. Meski struktur Pemerintah Daerah murni sipil, namun rule bisnis yang dijalankan pada birokrasi Pemerintah Daerah lebih mendekati ke struktur militer. Mekanisme kerja berbasis komando dan staf.

Peran Sekretaris Daerah (Sekda) sebagai orang ketiga pada suatu Pemerintah Daerah (Setelah Bupati dan Wakil Bupati), sekaligus jabatan karier penguasa birokrasi menyebabkan peran CIO Pemerintah Daerah sulit disamakan dengan CIO ala perusahaan swasta. Lalu, dimana seorang CIO harus diposisikan?

Dominasi Sekda

Eselonisasi yang terdapat pada Pemerintah Daerah dengan jabatan eselon tertinggi terletak pada seorang Sekda, membangun kultur bahwa semua komunikasi birokratis kepada Bupati harus sepengetahuan Sekda. Bahkan, meskipun eselon Kepala Dinas/Badan satu klik dibawah Sekda (eselon 2b), tetap saja etika birokrasi menempatkan Dinas/Badan berjalan dalam koordinasi Sekda. Oleh karena itu beberapa kalangan melihat seorang CIO harus berada di bawah Sekda.

Budaya birokrasi yang melihat eselon pejabat sebagai sebuah gengsi membangun “penghargaan” dan loyalitas menjadi persoalan yang tidak bisa disepelekan. Sebagai contoh, seorang Kepala Dinas (eselon 2) merasa kurang terhormat bila harus loyal dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh seorang kepala Kantor PDE yang notabene bereselon3.

Pertimbangan bahwa seorang CIO sebaiknya berstatus eselon 2 pada jajaran Sekda harus menempatkan seorang CIO sebagai asisten yang membawahi dua Bagian, yaitu Bagian Humas, dan Bagian Komunikasi dan Informatika. Disamping itu, peran komunikasi dan informatika sebagai perpanjangan tangan fungsi CIO juga semestinya diletakkan pada setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) atau lebih dikenal sebagai instansi daerah. Sehingga membentuk sebuah struktur sebagai berikut:

Gambar 1

Pembagian lahan kerja antara Bagian Kehumasan dan Bagian Kominfo lebih banyak disebabkan komitmen konsensi antara siapa yang membangun teknologi dan konten. Siapa yang membangun sistem yang memungkinkan harapan Bupati dapat diterjemahkan secara Teknologi Informasi (enabler) dan siapa yang harus mengelola dan mengkoordinasikan konten.

Namun permasalahan muncul mengingat peran jajaran di bawah Sekda sebenarnya lebih banyak mengelola fungsi ke-sekretariatan daerah. Berbeda dengan fungsi Dinas Teknis yang lebih banyak menjalankan peran sektoral yang spesifik dan Badan yang bersifat koordinatif. Peran teknologi (terlalu teknis) lintas sektoral juga dirasakan janggal dibawah Sekda yang notabene lebih banyak mengelola administratif.

Badan Koordinasi

Beberapa kalangan menilai, bahwa Struktur birokrasi di bawah Sekda yang cukup strategis juga merupakan wilayah yang perlu disinkronisasi melalui Teknologi Informasi guna menghasilkan manajemen Sistem Informasi yang baik, mengingat beberapa fungsi beberapa bagian di bawah Sekda memiliki keterkaitan fungsional dengan Dinas/Badan/Kantor (SKPD) yang lebih independen. Oleh karena itu CIO akan lebih optimal apabila ditempatkan sebagai Kepala Badan.

SKPD berupa Badan secara fungsional memiliki peran pokok sebagai lembaga koordinasi dan berstatus eselon 2. Posisi kepala Badan cukup disegani dan cukup mendapatkan loyalitas dari marta sejajar, termasuk jajaran di bawah Sekda, sejajar dengan Asisten Sekda. Dengan demikian SOTK yang direkomendasikan adalah:

Gambar 2

Tidak jauh berbeda dengan tugas pokok dan fungsi yang diemban CIO pada level Asisten Sekda, secara umum Badan yang menjalankan peran manajemen Sistem Informasi ini mengelola data dan informasi dari hulu hingga hilir dan tetap mewajibkan adanya struktur yang berfungsi mengelola komunikasi dan informasi pada setiap SKPD.

Struktur ini juga memungkinkan seorang CIO Pemerintah Daerah dapat melakukan komunikasi efektif dengan Bupati dan Sekda secara langsung, bahkan bersamaan dengan menempatkan laporan kepada Sekda sebagai tembusan. SOTK seperti ini memungkinkan penyamaan peran dan posisi antara CIO Pemerintah Daerah dan CIO pada dunia Swasta. Penulis lebih merekomendasikan CIO pada posisi Kepala Badan Daerah.

Posisi CIO juga tidak harus diisi oleh seseorang yang berlatar belakang pendidikan Teknologi Informasi dan menguasai sangat teknis. Namun seorang CIO memang memerlukan seseorang dengan kualifikasi yang mampu memadukan keinginan pimpinan dan tuntutan core bisnis pemerintah melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi. Sudah bukan waktu yang tepat lagi mempercayakan job pengelola Sistem Informasi kepada seseorang pejabat yang dianggap sebagai “sampah”. Atau CIO akan berarti Career Is Over.

PP 41/2007

Ternyata wacana CIO Pemerintahan tidak selaras dengan kebijakan lain, khususnya yang mengatur SOTK Pemerintah Daerah terbaru, yaitu Peraturan Pemerintah nomor 41 tahun 2007. Peraturan Pemerintah ini menempatkan peran komunikasi dan informatika satu rumpun dengan tugas pokok dan fungsi perhubungan. Meskipun daerah diberi kesempatan berimprovisasi, namun hampir keseluruhan Pemerintah Daerah cenderung menjadikan fungsi serumpun sebagai satu Dinas saja.

Hampir keseluruhan sektor perhubungan Pemerintah Daerah saat ini diwujudkan dalam bentuk Dinas (DInas Perhubungan). Bentuk Dinas sendiri sebenarnya juga merupakan lembaga teknis daerah (LTD) yang menjalankan fungsi sektoral dengan beban pendapatan daerah.

Meskipun beberapa lembaga Teknologi Informasi dan kehumasan daerah juga mengelola Radio dan TV serta media massa lain yang berpotensi sebagai lembaga penghasil pendapatan daerah, namun bila dirujukkan dengan kebijakan nasional tentang CIO Pemerintah Daerah dan penempatan badan usaha Pemerintah, khususnya sektor publik (Radio dan TV) sebagai unit Badan layanan umum (BLU) yang tidak diwajibkan menyumbangkan pendapatan daerah, maka penempatan CIO pada Dinas Perhubungan dirasakan kurang tepat, bahkan aneh. Bagaimana mungkin seorang CIO mengelola data dan informasi dari hulu hingga hilir, sekaligus mengelola transportasi darat, laut bahkan udara (?).

Kebijakan ini mengingatkan kita ketika fungsi Pos dan Telekomunikasi diletakkan pada Departemen Perhubungan Republik Indonesia, yang saat ini berada dibawah Depkominfo.

Pengembangan Teknologi Informasi dan e-government nasional hingga daerah memang sudah dijalankan. Namun otonomi daerah yang dijalankan tidak hanya menghasilkan raja-raja kecil Bupati/Walikota, ternyata juga berpotensi menghasilkan otonomi SKPD. Akibatnya pembangunan Teknologi Informasi dan e-government pada SKPD seringkali sulit dapat dikendalikan.

Masing-masing SKPD membangun Teknologi Informasi bagi kepentingan sektoralnya sendiri-sendiri. Membentuk pulau-pulau informasi berbiaya mahal, namun tidak terintegrasi dan tidak menghasilkan informasi yang komprehensif dan terkonfirmasi. Karena itu peran CIO mutlak diperlukan di kalangan Pemerintahan, termasuk Pemerintah Daerah. Saatnya dibuktikan, bahwa Teknologi Informasi juga mempu menjadi pemersatu bangsa.