MENYIKAPI SIAK

Administrasi kependudukan Indonesia memang unik. Administrasi tertua dalam birokrasi Indonesia menjadi lahan banyak kepentingan. Dan terakhir, meskipun sudah melakukan penyeragaman Teknologi Informasi dan menggunakan high end IT, hasil yang diharapkan pun masih jauh dari kata tercapai. Pemerintah pun seakan mengakui hal ini, dengan tidak mempercayai data dari Departemen Dalam Negeri yang notabene merupakan pengelola administrasi kependudukan Indonesia dalam banyak kepentingan, seperti pendataan penerima Bantuan Langsung Tunai. Kepercayaan itu masih ada pada Badan Pusat Statistik (BPS). Produk Adminduk berupa Data Pemilis Sementara (DPS) Pemilu pun masih banyak menuai masalah. Tragis. Lalu bagaimana nasib SIAK yang katanya sudah digunakan oleh semua Pemerintah Kabupaten/Kota di Indonesia?

Berdasarkan pengamatan penulis pada beberapa Pemerintah Daerah, telah muncul keberanian Pemerintah Daerah untuk membangun sendiri suatu aplikasi kependudukan versi khusus dengan nama “Suplemen SIAK”. Inovasi ini pada umumnya dilatarbelakangi oleh anggapan bahwa aplikasi SIAK belum mampu menjawab semua kebutuhan Pemerintah Daerah, khususnya yang selama ini telah berjalan baik, dan justru “terganggu” dengan kebijakan nasional administrasi kependudukan berbasis Teknologi Informasi yang selalu berubah-ubah.

Sebagaimana telah pernah penulis kemukakan mengenai potensi masalah SIAK dengan penyeragaman Teknologi Informasi dan penggunaan proprietary software, khususnya dengan Pemerintah Daerah yang memiliki banyak Kecamatan dan medan yang sulit diatasi dengan teknologi jaringan Teknologi Informasi. Potensi pembengkakan biaya justru terjadi karena biaya pengadaan hardware dan software yang “mesti” standard dengan SIAK terbaru. Beban yang harus ditanggung daerah otonom akibat kebijakan top down.

Inovasi Pemda

Permasalahan yang tak kunjung tuntas dengan biaya mahal dan berbagai alternatif teknologi yang sudah digunakan, dihadapkan pada beratnya memperoleh dan mempertanggungjawabkan anggaran bagi kepentingan administrasi yang itu-itu saja, telah mendorong inovasi beberapa pengelola administrasi kependudukan Pemerintah Daerah untuk memanfaatkan sumberdaya dan teknologi yang dirasakan lebih murah, namun tetap mampu memenuhi permintaan Dirjen Adminduk. Dengan kata lain, untuk memenuhi loyal dengan Adminduk, namun juga tidak macet dalam pelayanan kependudukan. Ini mengingatkan kita bahwa ketika awal implementasi SIAK, layanan KTP yang semula selesai dalam 15 menit, mundur hingga 5 hari kerja, bahkan lebih.

Pada beberapa Pemerintah Daerah juga sudah terbangun suatu pemahaman, bahwa apa yang dituntut pusat sebenarnya tidak terlalu sulit dipenuhi. Setoran data kependudukan sesuai standar dan regulasi pusat mudah untuk dipenuhi. “Mengawinkan” teknologi proprietary SIAK dengan teknologi yang lebih murah, bahkan open source bukan lagi permasalahan yang terlalu sulit diatasi. Karena itu, yang disebut Pemerintah Daerah dengan Suplemen SIAK, sebenarnya adalah SIAK plus, yaitu Aplikasi yang berisi komponen-komponen sesuai standar aplikasi SIAK yang dibagikan Departemen Dalam Negeri, ditambah berbagai komponen yang dianggap perlu dijaring oleh Pemerintah Daerah, seperti data properti yang dimiliki warga. Apa yang tidak ada pada SIAK versi Adminduk Departemen Dalam Negeri.

Middleware

Guna menyikapi kebijakan SIAK yang memang sulit ditawar, akhirnya Pemerintah Daerah membangun suatu mekanisme khusus dengan lebih mengoptimalkan aplikasi suplemen SIAK, yang secara riil justru dioperasikan Pemerintah Daerah, sementara server SIAK hasil drooping pusat digunakan sebagai media untuk memenuhi keinginan pusat yang menghendaki online antar server SIAK. Update data dilakukan secara berkala antara server suplemen dengan server SIAK, sehingga data penduduk pada server SIAK akan selalu sama dengan server suplemen. Untuk menjembatani komunikasi data antara server suplemen dan server SIAK, dibangun suatu middleware, yaitu suatu software yang mampu mengkonversi data suplemen dengan data kependudukan SIAK.

Ada beberapa opsi penempatan suplemen aplikasi, antara lain ditempatkan di antara server SIAK dan server Suplemen, atau diletakkan di antara Server Suplemen dan server client yang ditempatkan di setiap Kecamatan. Secara umum dapat digambarkan sebagai berikut :

Contoh 1 : Middleware diantara Server SIAK dan Server Suplemen

Contoh 2 : Middleware diantara Server Suplemen dan Server Kecamatan.

Kedua contoh tersebut merupakan konfigurasi yang dapat diacu Pemerintah Daerah untuk mengatasi permasalahan implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di daerah. Penempatan middleware diantara Server SIAK dan Server Suplemen, maupun penempatan middleware diantara Server suplemen dengan Server Kecamatan tidak secara signifikan mengganggu kecepatan akses dalam transaksi SIAK Suplemen. Faktor cepat lambat tergantung pada banyak faktor, diantaranya dalam manajemen network.

Konfiguras yang cenderung mengarah pada interoperabilitas antar database dapat menjamin SIAK Departemen Dalam Negeri dapat dijalankan dalam variasi Teknologi Informasi. Pemberian contoh penggunaan teknologi open source bersifat opsional, dengan pertimbangan efisiensi. User dapat juga menggunakan teknologi proprietary lainnya, dengan berbagai konsekuensi logisnya, tentunya.

Loyalitas

Seorang rekan menanyakan kepada saya, apakah solusi semacam itu sudah mendapatkan ijin dari Departemen Dalam Negeri, khususnya Direktorat jenderal Administrasi Kependudukan (Adminduk). Secara pribadi saya menilai bahwa semestinya Adminduk mendukung inovasi-inovasi Pemerintah Daerah, karena memang itulah fungsi utama Adminduk. Membina administrasi kependudukan Pemerintah Daerah, sejauh inovasi-inovasi tersebut tidak bertentangan secara prinsip dengan Undang-undang 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan regulasi teknis lainnya, khususnya standarisasi database kependudukan yang sudah ditetapkan.

Pendek kata, apa yang dipersyaratkan oleh Adminduk, kita bisa penuhi. Mengenai implementasi di lapangan, setiap Pemerintah Daerah memiliki cara yang bisa jadi berbeda-beda sesuai dengan situasi dan sumberdaya yang ada. Adminduk cukup menyusun suatu kebijakan, Pemerintah Daerah harus melakukan sinkronisasi database kependudukan, sesuai dengan teknologi yang dianut Departemen Dalam Negeri, dikirimkan/didistribusikan melalui media tertentu, pada periode tertentu dan dengan filter-filter tertentu. Mengenai bagaimana Pemerintah Daerah memenuhi itu, banyak Pemerintah Daerah yang bisa memenuhi dengan banyak cara, sesuai Teknologi Informasi yang berkembang.

Teknologi dunia telah mengarah pada konvergensi digital. Tidak seharusnya dipasung melalui penyeragaman dan bisnis proses berdasarkan teknologi tertentu. Pemerintah Daerah berhak mendapatkan penghargaan menurut asas otonomi daerah, asalkan masih dalam regulasi nasional administrasi kependudukan.

Helpdesk e-government

Seorang teman menghubungi saya dan meminta bantuan mengatasi permasalahan teknis aplikasi topdown dari departemen sektoralnya. Karena saya tidak pernah mengetahui keberadaan aplikasi tersebut, maka yang saya lakukan adalah mencari fasilitas help yang ada dalam aplikasi. Panduan yang ada ternyata tidak mampu mengatasi permasalahan teknis yang terjadi, maka harapan saya adalah bertanya ke departemen penanggungjawab proyek tersebut. Namun, ternyata saya justru diberi nomor telepon selular personil rekanan yang bertanggungjawab di bidang teknis. (?)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kita semua menyaksikan bahwa e-government sudah dikembangkan oleh semua Departemen dan Pemerintah daerah. Bahkan tidak sedikit Kantor Desa yang sudah mengoperasikan komputer untuk mendukung pekerjaan mereka. Seluruh Departemen bahkan sudah mengeluarkan kebijakan dan proyek nasional e-government sesuai sektor mereka masing-masing. Peningkatan SDM sudah sangat sering dilaksanakan. Bahkan komunitas cyber pun berperan mencerdaskan SDM operator TI pemerintahan. Kerjasama saling menguntungkan antara ABG (Akademisi, Bisnis dan Government) pun banyak dilaksanakan. Namun masih saja implementasi e-government dinilai kurang optimal.

Masalah e-government memang sangat kompleks. Satu dari banyak masalah yang ingin penulis angkat adalah kurangnya perhatian terhadap helpdesk e-government, baik untuk kepentingan mendukung kebijakan dan operasional e-government sektoral maupun e-government nasional. Pengalaman menunjukkan bahwa regulasi saja tidak mampu menjamin keberlanjutan dan keberhasilan suatu proyek e-government.

Regulasi

Dari berbagai diskusi yang dilakukan oleh Depkominfo, banyak pengelola e-government yang melihat Inpres 3/2003 tentang Kebijakan dan strategi pengembangan e-government terlalu konseptual dan kurang tegas. Karena itu muncul berbagai tuntutan dari berbagai kalangan supaya Depkominfo berani melahirkan regulasi yang lebih tegas dan mengikat, dan lebih kuat dari sekedar Inpres.

Perkembangan Teknologi Informasi dan tututan pelayanan publik yang lebih baik menyebabkan inpres 3/2003 dirasakan kadaluwarsa. Sebuah regulasi yang tertinggal dari aspek yang semestinya diaturnya, seperti m-government, transaksi elektronik melalui e-government dan penggunaan legal software dalam pemerintahan. Kerangka arsitektur dan blog fungsi yang diatur Inpres 3/2003 dewasa ini justru cenderung tidak selaras dengan regulasi lain, khususnya regulasi yang berkaitan dengan struktur organisasi dan tata kerja perangkat, baik pusat maupun daerah.

Tak hanya itu saja. Kreatifitas dalam pengembangan dan implementasi e-government bahkan jauh lebih pesat dibanding regulasi yang seharusnya melandasinya, seperti kebijakan e-procurement yang diawali oleh Pemkot Surabaya. Akhirnya, e-procurement pun dijalankan melalui Peraturan Daerah, bahkan di beberapa Pemerintah daerah lain dilaksanakan hanya dengan landasan hukum Surat Keputusan Walikota/Bupati. Tidak perlu khawatir melanggar aturan nasional, karena memang tidak ada aturan yang dilanggar atau belum diatur. Contoh aktual dewasa ini adalah ide kampanye melalui jaringan selular yang ternyata juga belum ada aturannya.

Dalam dataran implementasi proyek e-government, regulasi terlalu tinggi untuk dapat diharapkan membantu mengatasi berbagai masalah yang mungkin timbul dalam dinamika terapan.

Proyek e-government

Hampir seluruh Departemen dan dinas sektoral di Pemerintah daerah telah mengembangkan aplikasi e-government. Mulai dari skala nasional hingga aplikasi back office internal kantor tertentu. Penyiapan SDM pengelola dan penggunanya pun dijalankan dengan relatif baik.

Beberapa lembaga Pemerintah sudah berhasil populer melalui keberhasilan e-government. Misalnya, Departemen Pekerjaan Umum dan Kota Surabaya dengan e-procurement-nya, Sragen dengan One Stop Service-nya, Kebumen dengan integrasi database-nya, Sleman dengan m-government-nya, Kota Malang dengan e-edukasi-nya, Balikpapan dan Kota Semarang dengan kependudukan-nya. Namun ketika seorang wartawan menanyakan kepada saya, mana lembaga daerah yang berhasil menerapkan e-government secara keseluruhan, bukan sektor tertentu saja, saya sulit menjawabnya.

Helpdesk

Sebagian besar proyek aplikasi e-government dibangun tanpa alokasi dana bagi penyediaan sebuah media yang disediakan untuk men-support implementasi dan keberlangsungan proyek tersebut. Proyek aplikasi e-government lebih banyak dibangun dengan mengandalkan training-training yang barangkali intensif selama masa tahun anggaran proyek. Bahkan tidak sedikit Pemerintah daerah yang tidak menyediakan dana operasional, pemeliharaan atau dana pendukung lainnya atas proyek yang sudah selesai pada tahun sebelumnya. Tidak heran bila banyak proyek aplikasi yang terlupakan begitu saja, tanpa ada yang merasa kehilangan.

Helpdesk merupakan salah satu komponen penting dalam proyek pengembangan aplikasi e-government. Unit ini bertugas memberikan support dalam implementasi suatu software e-government. Support yang diberikan bukan sekedar informasi pasif seperti menu FAQ (frequently-asked questions) pada banyak situs internet. Tentu saja lengkap dengan jawaban-jawabannya. Helpdesk memiliki potensi interaktif, bahkan bila perlu bersifat technical support. Karena itu suatu helpdesk harus didukung oleh SDM-SDM yang menguasai, baik secara regulatif, administratif dan teknis. Bahkan menguasai ilmu psikologis, mengingat pengguna layanan helpdesk adalah manusia dengan segala dinamikanya.

Helpdesk bukan sekedar menyediakan file dokumen teknis yang berisi troubleshooting proyek e-government. Heldesk bahkan berperan menjaring permasalahan implementasi dan rekomendasi yang diberikan oleh user guna perbaikan proyek.

Dalam suatu lembaga pemerintah, dimana terdapat banyak sektor proyek e-government, baik hardware maupun software, sangat dimungkinkan hanya terdapat satu helpdesk. Seperti sektor kesehatan misalnya, dimana terdapat software rumah sakit, software puskesmas, software kesehatan masyarakat, dan lain-lain, maka cukup disediakan satu unit helpdesk yang menguasai keseluruhan teknologi yang ada, termasuk teknologi hardware dan networking yang digelar. Helpdesk dapat difungsikan sebagai “pertolongan pertama” dengan tanpa keharusan kehadiran SDM yang ada dalam team helpdesk, diawali dengan panduan-panduan melalui berbagai media komunikasi.

Pada tingkat Pemerintah daerah, dimana umumnya lembaga teknis pengelola e-government dipercaya sebagai leading sector helpdesk, meskipun proyek e-government bersifat distributif, misalkan dikelola secara administratif dan dikembangkan sendiri oleh Dinas teknis sesuai sektornya, team helpdesk Pemerintah daerah dapat meminta dokumen teknis lengkap untuk melengkapi perpustakaan helpdesk.

Media komunikasi yang paling banyak dipakai dewasa ini adalah website, baik internet maupun intranet. Depkominfo telah mengawali konsep helpdesk bagi e-government dengan meluncurkan situs www.elghd-indonesia.org. Meskipun belum lengkap dan menjawab berbagai masalah dalam pengembangan dan implementasi seluruh proyek e-government di Indonesia, situs ini dapat dianggap sebagai langkah tepat dan mestinya menjadi bagian penting dan banyak diakses operator maupun user e-government.

Anggaran

Namun demikian, penyediaan fasilitas yang tidak populer ini memang berpotensi mengundang masalah, khususnya dalam pengusulan anggaran, karena terkesan menggaji orang yang belum tentu bekerja atau membangun suatu sistem yang pada kondisi tertentu jarang digunakan. Dianggap tidak produktif. Padahal unit ini merupakan salah satu penjamin keberhasilan implementasi proyek e-government, bahkan dapat menjadi dewa penyelamat bagi para operator, ujung tombak proyek e-government.

Helpdesk akan sangat membantu lembaga Pemerintah yang secara tugas pokok dan fungsi bertanggungjawab atas pengembangan e-government, seperti Kantor Pengelolaan Data Elektronik, khususnya dihadapkan pada masalah keterbatasan jumlah SDM.