IT Project Management dalam Birokrasi

Pada umumnya banyak kegiatan pembangunan dalam pemerintahan daerah diimplementasikan dalam wujud proyek-proyek. Karena itu kegiatan Pemerintah seringkali diidentikkan dengan proyek. Dan ini acap kali menjadi lahan basah yang diincar banyak pihak, termasuk berbagai rekanan Pemerintah Daerah dan broker-broker.

Sesuai dengan ketentuan baku pelaksanaan pembangunan daerah, sebuah proyek disusun dalam format birokrasi tertentu. Hanya saja, tidak semua prosedur dan persyaratan baku yang menjadi dasar perencanaan, pelaksanaan proyek hingga menghasilkan sebuah produk tertentu dipenuhi secara tertib. Satu hal yang simple adalah lemahnya penggunaan data sebagai dasar penyusunan perencaan dan implementasi proyek. Dasar asumsi masih cukup dominan untuk menyusun sebuah proyek Pemerintah. Termasuk di Pemerintah Kabupaten Kebumen.

Bagaimana dengan implementasi proyek Teknologi Informasi dalam Pemerintah Kabupaten Kebumen?

Sebagai satu-satunya lembaga teknis daerah yang bertugas membantu Bupati dalam pembangunan dan pengembangan Teknologi Informasi daerah, maka tugas pokok dan fungsi Pengelolaan Data Elektronik Kabupaten Kebumen bukan hanya mengelola E-Government saja, namun semua kegiatan pemerintahan dan kemasyarakatan yang menyangkut ke-Teknologi Informasi-an juga menjadi wilayah tanggungjawab Pengelolaan Data Elektronik Kebumen. Mendasarkan pada tugas pokok dan fungsi tersebut, maka visi Pengelolaan Data Elektronik Kebumen adalah “mewujudkan good governance dan pelayanan umum yang terbaik, promosi daerah serta peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui Teknologi Informasi”.

Guna mewujudkan visi tersebut, maka Pengelolaan Data Elektronik Kebumen memiliki misi ke dalam (pemerintahan) dan misi kemasyarakatan. Beberapa misi yang diemban antara lain pembangunan, pengembangan dan pemeliharaan Teknologi Informasi, Sistem komunikasi, training pegawai serta integrasi sistem Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten. Bagi sektor publik, misi yang dilaksanakan adalah menjadi motor penggerak komunitas Teknologi Informasi & multimedia melalui program e-kebumen (www.e-kebumen.net).

Dengan demikian stakeholder yang terlibat dalam implementasi Teknologi Informasi yang menjadi tugas pokok dan fungsi Pengelolaan Data Elektronik Kabupaten Kebumen mencakup seluruh Satuan Kerja dan pegawai Pemerintah Kabupaten Kebumen dan masyarakat Kebumen pada umumnya serta pihak-pihak lain diluar komunitas Kebumen. Komunitas Teknologi Informasi & Multimedia Kebumen sendiri terdiri dari berbagai kalangan, baik pendidikan dan akademisi, pedagang/pengusaha, tokoh masyarakat, dan lain-lain.

Tahap Perencanaan & Tolok Ukur.

Sesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan, perencanaan sebuah proyek Teknologi Informasi biasanya dilaksanakan setidaknya setengah tahun sebelum tahun anggaran efektif. Pada tahap ini disusun konsep umum proyek, gambaran hasil dan dampak yang dihasilkan sesuai dengan cakupan proyeknya serta dukungan terhadap kebijakan dan performa daerah. Pada tahap ini overview dan concept proyek Teknologi Informasi disusun.

Idealnya sebuah pengembangan Teknologi Informasi didasari pada Master Plan & Blue Print yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun pada prakteknya tidak bisa kondisi ideal itu diwujudkan. Daerah sebagai lembaga otonom tentu saja tetap menjadi bagian dari NKRI. Status ini menjadikan ketergantungan daerah pada kebijakan pusat, termasuk dalam pengembangan Teknologi Informasi Nasional. Master Plan & Blue Print menjadi sulit diwujudkan daerah secara konsisten karena Depkominfo baru mengeluarkannya pada tahun 2005 yang lalu. Sehingga pasca dikeluarkannya Master Plan & Blue Print pengembangan Teknologi Informasi & E-Government Nasional tersebut, daerah baru bisa benar2 menetapkan arah kebijakan pengembangan Teknologi Informasi & E-Government Daerah.

Namun di sisi lain, pengembangan Teknologi Informasi dalam pemerintahan daerah tetap harus dijalankan, ada atau tidak landasan strategis pengembangannya. Keberadaan struktural organisasi dan tatalaksana Pemerintah Daerah menuntut sebuah fungsi tetap dijalankan, demikian juga dengan keberadaan Satuan Kerja Pengelolaan Data Elektronik yang bertugas membantu Bupati dalam pembinaan dan pengembangan Teknologi Informasi Daerah. Sehingga pada akhirnya yang dapat dijadikan landasan implementasi Teknologi Informasi Daerah adalah Program Kerja Pengelolaan Data Elektronik yang disusun pada setiap tahunnya. Tentu saja konsistensi menjadi andalan agar arah kebijakan pengembangan Teknologi Informasi Daerah dapat dipertanggungjawabkan.

Pada kenyataannya penyusunan Program Kerja dan implementasinya dapat menjadi tidak konsisten ketika anggaran yang diajukan guna mendukung Program Kerja tahunan tersebut tidak disetujui. Akhirnya tolok ukur keberhasilan pengembangan Teknologi Informasi Daerah tergantung pada ada tidaknya anggaran yang dialokasikan di bidang Teknologi Informasi, baik untuk kepentingan internal Pemerintah Daerah maupun dalam rangka mencukupi pengembangan Teknologi Informasi publik. Semuluk dan sebagus apa pun Program Kerja disusun, namun bila tidak ada alokasi anggaran menjadi sangat berat, bahkan tidak mungkin dilaksanakan.

Tidak jarang penilaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) lebih banyak didominasi berbagai kegiatan rutin dan pembangunan yang berdana, disamping kemampuan melakukan improvisasi dengan memanfaatkan dana yang ada bagi keperluan obyektif lainnya.

Tahap Pengorganisasian

Ada dua model pengorganisasian dilaksanakan dalam pelaksanaan sebuah Information Technology Project Pemerintah Kabupaten Kebumen, yaitu :

1. Model Strategis, dimana keterlibatan orang-orang dalam proyek Teknologi Informasi Pemerintah Daerah ditetapkan untuk jangka panjang. Tidak mengenal batasan tahun anggaran. Landasan bekerja dari pengorganisasian ini umumnya ditetapkan dengan SK Bupati, karena melibatkan banyak Satuan Kerja lintas sektoral. Pada umumnya status struktural personil yang terlibat menjadi dasar penyusunan organisasi proyek Teknologi Informasi ini, seperti Bupati, Sekda, Kepala Badan/Dinas/Kantor, personil-personil lain yang dianggap cakap untuk proyek-proyek pengembangan Teknologi Informasi Pemerintah Daerah. Lebih banyak bersifat formil non teknis. Cakupannya pun tidak hanya pada satu proyek dengan anggaran tertentu, namun bisa lintas proyek.

Bentuk riilnya seperti Team telematika Pemerintah Kabupaten, Team fungsional pengelola Teknologi Informasi & E-Government yang berada permanen di Satuan Kerja masing-masing dan Team e-kebumen, yang merupakan organisasi gabungan perangkat Pemerintah Daerah, pendidikan dan publik.

2. Model Praktis, dimana keterlibatan orang-orang dikhususkan pada satu proyek tertentu yang dilaksanakan. Organisasi ini pada umumnya dibentuk selama proyek Teknologi Informasi dijalankan dan akan dibubarkan setelah suatu proyek Teknologi Informasi dinyatakan selesai. Pada umumnya team ini lebih banyak mengarah pada kegiatan teknis. Wujud nyatanya berupa panitia-panitia. Seperti Panitia pengadaan/panitia pemeriksa barang & jasa, panitia pelaksana teknis, dan team yang dibentuk oleh rekanan yang secara langsung berinteraksi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten.

Tahap Pelaksanaan

Pada tahapan ini Pimpro dan team teknis yang terlibat menyusun user requirments sesuai dengan proyek yang dijalankan. Idealnya user requirments ini diwujudkan dalam sebuah dokumen khusus, namun pada prakteknya tidak semua proyek Teknologi Informasi disusun dokumen user requirment-nya. Dokumen User requirment lebih banyak disusun untuk proyek-proyek pengembangan Sistem Informasi & Database, sedangkan untuk proyek-proyek teknis lebih banyak mendasarkan pada dokumen Dana Alokasi Satuan Kerja (DASK) & Rencana Kerja Sementara (RKS) yang pada umumnya memuat spesifikasi teknis barang & jasa yang diperlukan.

Dalam prakteknya, user requirment ini lebih banyak dipakai dalam menjelaskan proyek Teknologi Informasi kepada para calon rekanan yang berminat (anweesing). Meski pada prakteknya terjadi beberapa penyesuaian non prinsipil setelah ditetapkan pemenang dalam proses pengadaan barang & jasa sesuai pertimbangan teknologi dan sumberdaya yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Kebumen. User requirment ini yang nantinya menjadi salah satu ukuran selesai atau tidaknya sebuah proyek Teknologi Informasi.

Atas dasar user requirments tersebut selanjutnya disusun perencanaan waktu, tenaga, biaya dan keperluan-keperluan teknis lainnya, termasuk pihak-pihak terkait yang terlibat secara administratif maupun teknis.

Selanjutnya pihak rekanan diwajibkan menyusun sebuah design awal berdasarkan penjelasan teknis pada user requirments. Pembahasan dilakukan bersama dengan team yang sudah dibentuk, yang tidak jarang melibatkan beberapa instansi/Satuan Kerja sekaligus. Pembahasan atas design ini diperlukan guna mengetahui kebutuhan riil dan kebutuhan tambahan dari keberadaan Sistem Informasi & Database yang akan dibangun/dikembangkan, terutama dalam pembangunan sebuah Sistem Informasi & Database yang melibatkan atau secara administratif menjadi proyek Satuan Kerja lain, non Pengelolaan Data Elektronik. Pembahasan ini sangat diperlukan mengingat Satuan Kerja yang terlibat merupakan pihak yang secara implementatif menjalankannya. Penyesuaian-penyesuaian tidak jarang dilakukan, terutama berkaitan dengan kebiasaan-kebiasaan yang sudah berlangsung di Satuan Kerja yang bersangkutan serta kemungkinan dilakukannya pemangkasan birokrasi.

Setelah disepakati dan dituangkan dalam bentuk Berita Acara, selanjutnya pembangunan sebuah proyek Teknologi Informasi dikerjakan secara teknis (Construction). Berbeda dengan yang dijalankan di beberapa daerah yang rela pekerjaan ini dinilai sesuai Surat Edaran Bersama Departemen Keuangan dan Bappenas mengenai nominal fee yang dihitung secara man/hours, proyek-proyek Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten Kebumen dihitung secara paket pekerjaan. Kebijakan ini sesuai dengan kemampuan anggaran Daerah serta relatif kecilnya alokasi dana bagi pengembangan Teknologi Informasi & E-Government Pemerintah Kabupaten Kebumen.

Untuk kegiatan pengembangan Sistem Informasi, kegiatan ini lebih banyak dilaksanakan oleh pihak rekanan. Namun untuk kegiatan networking dan fisik lainnya, keterlibatan team Pemerintah Kabupaten cukup tinggi. Hal ini dilakukan sebagai bagian dari salah satu transfer knowledge guna menghindari ketergantungan terhadap pihak rekanan.

Setelah sistem informasi terbentuk, maka dilakukan ujicoba secara bertahap hingga seluruh user requirment terpenuhi. Proses ini biasanya berlangsung cukup dinamis, karena implementasi Teknologi Informasi & E-Government pada beberapa bagian menyebabkan pemangkasan birokrasi yang seringkali kurang disukai oleh pihak yang merasa terancam eksistensi strukturalnya, disamping permintaan tambahan terhadap report dan integrasi database guna menghindari duplikasi.

Mengingat beberapa Sistem Informasi & Database tidak dikelola langsung oleh Pengelolaan Data Elektronik Kebumen, maka proses integrasi memerlukan pendekatan dan koordinasi yang tidak mudah, sehingga menyusun kebijakan dalam bentuk beberapa pedoman pengembangan Teknologi Informasi & E-Government (Sistem Informasi & Database, networking dan Domain/Sub domain) yang ditandatangani oleh Bupati menjadi solusi efektif. Permasalahan yang timbul pada umumnya karena kekhawatiran terhadap security dan privacy Satuan Kerja yang memiliki database tersebut.

Proses akhir adalah serah terima proyek, dimana secara teknis dilakukan pengecekan & pengujian teknis dan administratif oleh panitia anggaran yang dalam formasinya mencakup beberapa Satuan Kerja teknis termasuk Satuan Kerja yang membangun & mengembangkan Sistem Informasi. Sesuai ketentuan yang ada dan pada prakteknya, rekanan masih memiliki kewajiban untuk melakukan maintenance dan pendampingan selama satu tahun terhitung mulai diserahterimakannya proyek tersebut. Klausul ini memungkinkan dilakukannya penambahan fitur-fitur, terutama pada reporting secara proporsional.

Proses dari beberapa tahap di atas diiringi dengan pemenuhan dokumen administratif sebagaimana ditetapkan dengan peraturan yang berlaku. Permasalahan yang timbul adalah ketika sebuah Sistem Informasi dibangun sendiri dan ada kesan tertutup oleh Satuan Kerja. Pada umumnya user requirment tidak disusun, sehingga pengerjaannya berlarut-larut. Bahkan pada beberapa hasil proyek mengharuskan Satuan Kerja yang bersangkutan mengalokasikan proyek Teknologi Informasi baru guna melengkapi kekurangan yang ada pada Sistem Informasi yang sudah dibangun sebelumnya. Perubahan signifikan pada kebijakan nasional yang berdampak pada penyesuaian Sistem Informasi juga menyebabkan dimunculkannya proyek Teknologi Informasi baru yang sebenarnya bisa diantisipasi melalui pengembangan opsi pada setiap pembuatan Sistem Informasi. Untuk itu memang diperlukan SDM yang memang benar-benar mampu mengelola Teknologi Informasi & E-Government.

Dengan demikian secara nyata terbukti bahwa Information Technology Project Management cukup signifikan untuk diimplementasikan dalam sistem keproyekan Pemerintah Daerah. Tinggal bagaimana perilaku birokrasi itu sendiri. Ada kemauan atau tidak.

Publish : e-Indonesia Jan 2006