Nasib Intranet di Pemerintahan

Dalam beberapa aktifitas, pengembangan e-government di Indonesia terjadi loncatan-loncatan aktifitas yang ternyata kurang diimbangi dengan penguatan tahapan sebelumnya. Ambil contoh misalnya : pesatnya pengembangan aplikasi atau sistem informasi e-government sementara masterplan dan blueprint belum ada. Kemudian pembangunan network Teknologi Informasi antar instansi Pemerintah tanpa ada content e-government dan fokus front office (website) dengan kurang memperhatikan back office, baik intranet maupun berbagai aplikasi pemerintahan dasar yang menjadi motor penggerak efisiensi dan efektifitas pelayanan internal (birokrasi) maupun publik.

Idealnya untuk bisa berinteraksi dan bertransaksi dengan publik melalui Teknologi Informasi, Pemerintah harus memiliki kesiapan yang cukup di internal terutama berkaitan dengan mindset pegawai, infrastruktur, prosedur layanan dan protap koordinasi berbasis Teknologi Informasi. Bila pun tidak harus menunggu kesiapan secara total, namun kesiapan internal menjadi kunci sukses front office.

Sejak Departemen Dalam Negeri menginstruksikan Pemerintah Daerah untuk membangun lembaga pengelola Teknologi Informasi atau lebih dikenal Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) pada era 1995-an, istilah intranet sudah dikenal di kalangan pemerintahan. Bahkan pada tahun 2000-an, keberadaan intranet ini menjadi salah satu “gengsi” yang sering dibanggakan antar sesama KPDE. Namun, sejauh mana intranet itu benar-benar dijalankan? Berapa luas cakupan pemanfaatannya?

Sebenarnya meski website internet makin berkembang pesat, tidak sedikit lembaga Teknologi Informasi Pemerintah Daerah yang masih mempunyai perhatian terhadap implementasi intranet di daerahnya. Namun pada kenyataanya implementasi intranet tidak semulus seperti kelihatannya. Musuh besarnya adalah “kesulitan merubah budaya birokrasi”. Yang lebih menyedihkan, pada kenyataannya kesulitan merubah budaya itu justru berawal dari pimpinan lembaga Teknologi Informasi Pemerintah Daerah yang “buta” atau tidak melihat manfaat dari intranet bagi lembaga yang dipimpinnya. Bila benar demikian, bagaimana bisa diharapkan bisa berkembang luas di luar lembaga Teknologi Informasi hingga ke pimpinan tertinggi Pemerintahan, baik pusat maupun daerah.

Keseriusan lembaga Teknologi Informasi Pemerintah Daerah terhadap pengembangan website di internet yang memang lebih menarik dan mampu mengangkat gengsi dalam lingkup yang lebih luas makin membuat intranet makin terlantar. Lalu, bagaimana posisi intranet dalam pemerintahan? Seberapa besar birokrasi memperoleh manfaat dari implementasi intranet?

Tentang Intranet

Dari berbagai definisi intranet, barangkali secara umum intranet dapat dipahami sebagai jaringan komputer private yang menggunakan IP, koneksi jaringan, dan dimungkinkan sistem jaringan telekomunikasi publik sebagai media akses informasi internal dengan sistem pengamanan tertentu antar pegawai. Pada umumnya memiliki konsep yang serupa dengan website pada umumnya. Http dan berbagai fitur internet, seperti FTP dan email juga dapat berfungsi di intanet.

Dalam implementasinya intranet dapat berfungsi sebagai media komunikasi, media interface manajemen dokumentasi berbagai media, hingga menjadi asisten pribadi. Intranet menjembatani komunikasi internal melalui fungsi email lokal, chatting, teleconference, nota dinas, pengumuman hingga iklan internal. Melalui intranet fungsi server data juga dapat diatur, sehingga keamanan data (berbagai format) menjadi relatif dapat dijamin keamanannya, karena hanya user yang bersangkutan yang dapat mengakses data tersebut.

Sebagai asisten pribadi, intranet menyediakan fitur kalender kegiatan yang dapat memberi “alarm” kepada user berbagai appointment yang sudah dijadwalkan. Fungsi komunikasi tertulis pun pada umumnya telah disediakan, sehingga staf bisa memberi telaahan kepada atasan dan sebaliknya atasan dapat memberikan nota dinas kepada bawahannya maupun nota dinas horisontal.

Manfaat bagi Birokrasi

Intranet menjadi salah satu solusi efisiensi yang cukup luar biasa dampaknya. Di era bandwidth mahal saat ini, intranet menjadi media irit yang mampu mengurangi akses internet, karena berbagai kebutuhan organisasi sedapat mungkin disediakan di internal. Dalam birokrasi pemerintahan, kolaborasi antar pegawai-antar pejabat cenderung terjadi internal, sehingga akan lebih bijak bila komunikasi tersebut dibangun melalui intranet, bukan berfoya-foya melalui internet. Disamping isue mahal, penggunaan intranet memungkinkan akses komunikasi berjalan lebih cepat.

Proses surat menyurat pun secara efektif dapat dilakukan melalui intranet, sehingga penggunaan kertas pada teknologi konvensional dapat lebih diirit. Disadari atau tidak penggunaan kertas di kalangan pemerintahan untuk kebutuhan internal memakan biaya yang masih signifikan. Ada yang berujar bahwa dokumen hitam di atas putih adalah yang utama, karena dokumen semacam itu dapat menjadi bukti kongkrit yang belum dapat dijawab oleh payung hukum Teknologi Informasi di Indonesia.

Barangkali memang benar demikian, namun pada dasarnya tidak semua dokumen internal memiliki sensitifitas sejauh itu, sehingga tetap ada hitam di atas putih. Melalui intranet pun berbagai nota dinas, disposisi serta dokumen-dokumen rutin tetap dapat dicetak dengan signature didalamnya. Pada dasarnya, selama disepakati secara kelembagaan, dokumen elektronik yang belum memiliki payung hukum kuat secara nasional, tetap memiliki kekuatan yang barangkali bisa disetarakan sesuai porsi lokal.

Bukan hanya masalah efisiensi penggunaan kertas, kecepatan komunikasi pun terjawab dengan intranet. Bila mengandalkan birokrasi konvensional, maka sebuah lembar disposisi misalnya memerlukan waktu yang relatif kurang cepat karena adanya ketergantungan terhadap personil yang bertugas mendistribusikannya. Di kalangan birokrasi, lembar disposisi pada umumnya dikelola oleh Tata Usaha. Sehingga cepat atau lambatnya sebuah disposisi sampai kepada personil/staf dimaksud tergantung dari kesigapan dan kemauan personil ketata usahaan yang harus mengagendakan secara manual setiap proses alur lembar disposisi. Melalui intranet dengan sistem yang baik, setiap disposisi yang dikeluarkan pimpinan secara otomatis bisa diagendakan secara elektronik, dan dengan kecepatan yang nyaris realtime bisa sampai kepada personil yang dituju.

Intranet juga membantu mengatasi kendala bagi personil yang memiliki mobilitas cukup tinggi, sehingga tidak setiap saat bisa duduk di meja dan membaca setiap lembar disposisi. Melalui intranet yang terkoneksi dengan jaringan publik, staf dalam birokrasi tetap dapat men-cek disposisi maupun berbagai instruksi pimpinan dimana pun dan kapan pun.

Dari sisi monitoring pun keberadaan intranet menjadi sangat membantu, karena intranet juga mampu memonitor tindak lanjut dari disposisi, instruksi maupun pekerjaan rutin yang telah diberikan sebelumnya. Dengan demikian bawahan pun menjadi terpacu untuk menjalankan tanggungjawabnya dengan baik.

Melawan Kearifan Konvensional

Seringkali pembangunan infrastruktur jaringan Teknologi Informasi di pemerintahan diperperdebatkan oleh beberapa kalangan dengan isue pokok, miskinnya content yang memanfaatkan infrastruktur tersebut. Intranet merupakan sebuah jawaban sederhana, murah bahkan softwarenya bisa didapatkan secara gratis (open source). Disamping proses yang sesuai Standard Operasi dan Prosedur birokrasi yang harus dijalankan, salah satu permasalahan pokok dalam birokrasi adalah lemahnya koordinasi. Proses komunikasi dalam koordinasi seringkali dikalahkan oleh birokrasi internal pemerintah sendiri yang tidak jarang berbalut ego dan sok priyayi, sehingga alur yang mestinya sederhana menjadi tidak mudah.

Alasan klasik, bahwa dengan teknologi konvensional hasil juga sama saja, pada dasarnya justru bertentangan dengan maraknya belanja perangkat Teknologi Informasi di setiap kantor bahkan notebook khusus bagi para pejabat yang nyatanya lebih banyak dipakai untuk pengetikan surat-menyurat (mail/email) dan multimedia pasif. Karena itu memaksimalkan fungsi PC bukan sekedar sebagai pengganti mesin ketik, melalui peran komunikasi berbasis Teknologi Informasi bisa menjadi sebuah bentuk pertanggungjawaban moral atas penggunaan uang rakyat.

Pemanfaatan bandwidth internet sekedar memberi fasilitas browsing non pekerjaan terutama pada jam dinas bagi pegawai juga memiliki resiko kecenderungan konsumtif. Karena itu komunikasi internal memang lebih optimal melalui intranet, bukan internet. Dengan membagi kepentingan melalui intranet dan internet, maka beban bandwidth bisa dikurangi dan dananya dapat dimanfaatkan untuk pengembangan e-government produktif lainnya.

Berbagai aplikasi intranet, mulai dari yang propietary maupun yang Open Source Software (OSS) tersedia cukup banyak dan bervariatif. Untuk Pemerintah Daerah yang memiliki anggaran terbatas juga tidak perlu berkecil hati, karena tetap bisa memanfaatkan software intranet yang cukup powerfull secara gratis dengan memilih mana yang paling dianggap tepat melalui bantuan search engine.

Departemen Komunikasi & Informatika sendiri pernah memanfaatkan hal ini melalui office automation. Aplikasi sejenis lainnya misalnya smart office dan kantaya. Berbagai produk intranet gratis berbasis office automation dapat dengan cukup mudah dikonversi sesuai kepentingan standar kantor pemerintahan di Indonesia.

Dalam kondisi dimana banyak lembaga Pemerintahan yang sudah terlanjur mengembangkan e-government, bukan hal yang tabu intranet kembali menjadi perhatian untuk kembali ditata dan dibudayakan dalam birokrasi pemerintahan.

publish : Biskom Oktober 2006